Агентство по организации корпоратива. Стоит ли обращаться?

Определяем перечень услуг

Следующим пунктом бизнес-плана стоит перечень услуг, предоставляемых компанией и их стоимостью. При выборе направления останавливаются на одном или нескольких вариантах специализации:

Оформление праздников
Проведение юбилеев, дней рождений, памятных дат
Организация свадебных торжеств
Детские праздники, утренники
Проведение бизнес-мероприятий: корпоративов, семинаров, конференций
Тематические клубные вечеринки для частных лиц
Праздничные мероприятия на календарные даты: Новый год, 8 марта, 23 февраля, ко Дню всех влюблённых и т. п.

Для каждого направления нужно составить готовый сценарий со списком аниматоров, участников с их фотографиями, по которым клиенты будут иметь представление о предстоящем мероприятии. Оптимально заниматься 1-3 смежными тематиками. Помимо проведения праздника агентство может оказывать услуги фото и видеосъёмки, договариваться с кафе или рестораном об аренде зала и прочее.

Целевую аудиторию будут составлять женщины и мужчины 25-55 лет со средним уровнем дохода и выше, готовые потратить его часть на эффектное проведение значимого события.

Процесс оказания услуги будет заключаться в следующих действиях:

Принятие заказа с согласованием вида и сроков предоставления
Заключение договора с заказчиком
Подготовка к организации мероприятия, доставка необходимого оборудования
Непосредственное оказание услуги
Оценка качества путём общения с заказчиком и формирования отзыва

Регистрация агентства праздников

Упреждая вопросы фискальных органов, необходимо провести регистрацию предприятия, что обеспечит деятельность в правовом поле РФ.

Законодательством предусмотрено два вида регистрации для начинающих бизнесменов:

общество с ограниченной ответственностью;
индивидуальный предприниматель.

Регистрация индивидуального предпринимателя проводится налоговой инспекцией при предоставлении информации о личных данных, заявления с приложением копии квитанции с оплатой государственной пошлины. В таком случае предприниматель является полновластным владельцем и руководителем своего бизнеса.

Регистрация ООО проводится тогда, когда несколько человек вносят определенную долю в фонд будущего агентства и будут обладать равными правами.

Пакет документов, направляемый в местный орган самоуправления для регистрации будущего агентства:

оригинал протокола учредительного собрания будущего ООО;
данные каждого учредителя;
устав ООО с существующими приложениями;
заявление на регистрацию общества с ограниченной ответственностью по проведению праздников.

После регистрации в органах самоуправления, ООО необходимо зарегистрировать в налоговой службе, фонде социального страхования, фонде обязательного медицинского страхования. Изготовить печать, штамп и открыть расчетный счет в банковской организации.

Какие услуги может предоставлять агентство?

Организовывая бизнес проведения праздников, не обязательно ориентироваться только на полном цикле – «от начала и до конца». Возможны различные варианты:

Участвовать в оформлении мест проведения конференций, тренингов, любого вида собраний и мероприятий. Для этой цели потребуется хороший дизайнер, смекалка и немного фантазии.
По заявке заказчика – подготовить сценарий проведения любого праздничного мероприятия.
Организация праздничных мероприятий в природных условиях.
Проведение видео-, фотосъемки.
Организация и проведение различных игровых, соревновательных мероприятий во время корпоративов, детских праздников, свадеб.
Эксклюзивное угощение: приготовление блюд, отсутствующих в меню ресторанов и кафе.

Организационный план

Чтобы успешно воплотить в жизнь бизнес план агентства по организации праздников, следует поэтапно выполнить следующие пункты:

Осуществить регистрацию бизнеса.
Найти и арендовать помещение.
Сделать ремонт, закупить мебель и технику.
Нанять персонал.
Провести рекламную кампанию.

Рассмотрим ключевые пункты организационного плана.

Регистрация бизнеса

Поскольку для ведения бизнеса в этом направлении будет достаточно регистрации по простой форме, весь процесс не отнимет много времени и сил. Схема действий следующая:

подать документы на открытие ИП;
выбрать форму бухгалтерского учета;

Потребуется составить заявление, приготовить паспорт и оплатить государственный налог в размере 800 рублей. Опытные предприниматели рекомендую выбирать упрощенную форму налогообложения. Чтобы открыть студию, нужно заготовить следующий пакет документов:

паспорт гражданина РФ;
свидетельство, подтверждающее регистрацию ИП или ООО;
документ о постановке на налоговый учет;
арендный договор;
медицинские книжки сотрудников;
разрешение от санитарно-эпидемиологической станции и пожарных.

Поиск помещения

Как правило, в ивент агентства обращаются через интернет или по телефону. Потому помещение, в котором вы организуете свой бизнес, служит больше для демонстрации статуса, а не привлечения клиентов.

Офис должен быть еще и по той причине, что это вызовет больше доверия у клиента. Плюс будет довольно сложно брать с собой каталоги, портфолио и примеры работ на выездные переговоры. Чтобы исключить любые опасения и неудобства, лучше найти соответствующее помещение, желательно вблизи транспортной развязки, в центре города.

Если клиент приезжает к вам в офис, то он должен видеть помещение соответствующего внешнего вида – ремонт и дизайн должны соответствовать ценовому диапазону предлагаемых вами услуг.

При выборе помещения обратите внимание на такие параметры:

стоимость аренды;
возможность долгосрочной аренды с фиксированной ценой;
включены ли коммунальные платежи в сумму аренды;
разрешено ли размещение наружной рекламы.

Если вы хотите сэкономить и арендовать помещение в спальном районе, то это не лучшая идея – клиенты не доверяют таким компаниям.

Поиск персонала

В зависимости от того, насколько сплоченно будет работать ваш коллектив, зависит качество услуг и прибыльность всего дела. Потому к подбору персонала нужно подойти очень внимательно и ответственно.

Помимо профессионализма и креативности в выполнении пожеланий клиентов, специалист должен неплохо разбираться в психологии, уметь понимать, чего хочет заказчик, предлагать ему варианты в «правильных» стилях. Немаловажны здесь и такие параметры, как приятная внешность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение разбираться в людях.

Правильней всего будет составить список необходимых качеств и навыков, и выбирать персонал, следуя ему. На старте бизнес проекта можно нанять несколько менеджеров, которые будут курировать проекты, а более узких специалистов искать на стороне. Это позволит сократить расходы на заработную плату.

Если вы решили заниматься организацией праздников, то вам придется учесть много моментов. Современные клиенты очень требовательны, если говорить о среднем и обеспеченном классах заказчиков. Потому правильней всего будет выбрать 2-5 направлений предоставления услуг на старте и постепенно расширять спектр.

Корпоративный отдых ЦДС.

От лица руководства и сотрудников компании ЦДС выражаю благодарность за качественное проведение корпоратива 9 августа 2013 года.

Организацией корпоратива мы занялись немного поздно. Накануне Дня строителя многие площадки были уже забронированы, но компания «Квадропрокат» смогла найти для нас очень хорошую площадку в гостинице «Репинская». В белоснежном шатре прямо на берегу Финского залива было очень красиво, комфортно и главное кормили безумно вкусно.

Компания «Квадропрокат», помимо катания на квадроциклах, предложила нам огромный спектр идей для корпоратива. Несмотря на то, что сценарий корпоратива несколько раз менялся, организовывать корпоратив было достаточно легко. Дмитрий давал профессиональные советы и оперативно реагировал на все наши пожелания.

Во время проведения корпоратива команда тимбилдеров смогла расшевелить наших поначалу немного скованных сотрудников. Уже через полчаса все участники самозабвенного разгадывали квест, катались на квадроциклах и стреляли в тире.

Наш активный отдых, несомненно, удался. А главным показателем того, что корпоратив был организован и проведен достойно, является то, что спустя месяц сотрудники обсуждают состоявшийся праздник и с нетерпением ждут следующих активных корпоративных мероприятий.

Рохнасто Ирина, Административный менеджер отдела реализации ГК ЦДС

Сколько стоит открыть праздничное агентство

Размер первоначальных вложений зависит от формата бизнеса. Арендуя небольшой офис для ведения деятельности в одиночку без штата сотрудников можно обойтись суммой в 200 тыс. руб. При большем масштабе понадобится порядка 450-500 тыс. руб., из которых:

Вложения на покупку оборудования и мебели составят 300 тыс. руб.
Расходы на аренду офиса и оформление документов – 40 тыс. руб.
Затраты на ремонт помещения – 50 тыс. руб.
Вложения в маркетинг и рекламу потребуют 40 тыс. руб.
Прочие расходы – 20 тыс. руб.

Величина усреднена и зависит от региона нахождения, количества закупаемого оборудования, его состояния: новое или б/у.

Финансовый план

Эта часть документа составляется в последнюю очередь, уже после того, как определен формат бизнес, исследован рынок и проведен СВОТ-анализ.

Все эти данные позволяют четко составить смету расходов и решить, какое количество оборудования, материала необходимо закупать для реализации бизнес идеи.

Организация бизнеса

Данный раздел должен содержать следующие пункты:

описание источников финансирования;
расчет рентабельности;
прогноз денежных потоков;
определение рисков.

Планируем инвестиции и расходы

Для того чтобы открыть агентство по организации праздников в мегаполисе, понадобится не менее 500 тысяч рублей.

Смету расходов можно представить следующим образом:

регистрация предприятия — 5000 рублей;
аренда помещения — 300 000-400 000 рублей в год;
ремонт — 50 000-60 000 рублей;
коммунальные услуги — 1800-2000 рублей ежемесячно;
офисная техника — 60 000 рублей;
оборудование — 100 000-200 000 рублей;
реклама – 100 тысяч рублей.

Доходы

Если со статьей расходов все ясно, то часть с подсчитыванием дохода у многих начинающих предпринимателей вызывает определенные затруднения.

Важно правильно оценить цену оказываемой услуги, чтобы удерживать конкурирующие позиции, не снижать рентабельность и при этом привлекать клиентов. Учитывайте некоторую сезонность данного бизнеса, что может существенно сказать на прибыльности агентства

Сезонность позволяет варьировать ценник

Учитывайте некоторую сезонность данного бизнеса, что может существенно сказать на прибыльности агентства. Сезонность позволяет варьировать ценник.

Так, во время Новогодних праздников, свадебного сезона, 8 марта цена на услуги может быть в два раза выше, чем в остальной период.

Обязательно разработайте программу лояльности, которая позволит наработать базу постоянных клиентов. Особенно это актуально с крупными заказчиками, которые обращаются в агентство для заказа корпоративных праздников, организаций конференций и т.д.

Скидку можно также предоставлять клиентам, которые заказывают услугу за 3-4 месяца до назначенной даты. Это позволит правильно составить график работы и подготовиться к мероприятию.

Студия праздника

В первые несколько месяцев агентство будет выполнять не более 3-4 заказов.

Средний чек 1 заказа – 30-50 тысяч рублей.

При грамотно разработанной маркетинговой стратегии и высоком профессионализме работников, загруженность студии заказами через 6-8 месяцев может вырасти в 4-5 раз.

Поэтому к концу года, агентство сможет выйти на доход в 800-900 тысяч рублей ежемесячно.

При планируемом доходе в 1 миллион рублей, средняя окупаемость проекта составляет 6-8 месяцев.

Преимуществом данного бизнеса является отсутствие рамок по прибыли, именно поэтому агентство характеризуется высокой рентабельностью – около 65%.

Со временем, вы можете расширять штат сотрудников, осваивать новые направления и внедрять новые виды услуг. При этом не нужно будет расширять офис, закупать новую технику и т.д.

Как рекламировать свое агентство по организации праздников?

В зависимости от списка предоставляемых услуг, это могут быть родители (детские праздники), корпорации, молодожены, именинники со средним и выше среднего уровнем достатка.

Для продвижения фирмы по организации праздников, используйте такие методы:

Закажите дизайнерам разработку буклета с кратким описанием услуг и визиток.
Эти материалы нужно распространять в тех местах, где бывает ваша целевая аудитория.
Создайте персональный сайт, но не жалейте на это финансов.
Тексты должны быть грамотными и продающими, фото – качественными, цены – актуальными.
В дальнейшем вы можете нанять специалиста для продвижения ресурса – это дает значительный прирост клиентов.
Подключитесь к проведению благотворительной ярмарки или устройте праздник для детей в городском парке.
Это повысит узнаваемость имени.
Станьте участником форумов по организации и проведению праздников, а также активно общайтесь на сайтах для родителей (если вы организовываете детские мероприятия), на ресурсах о свадьбах (если ЦА – молодожены).
Не забывайте фотографировать праздники, которые проводите, снимать видео-нарезки.
Этот материал используйте для регулярного обновления портфолио.

Конечно, лучший рекламный метод для любого бизнеса – «сарафанное радио».

Чтобы вас рекомендовали друзьям, никогда не «халтурьте».

Одна неудачная ситуация может стать пятном на репутации.

Выполняйте работу качественно, и информация о вас будет распространяться.

Какие услуги оказывают агентства по организации праздников?

Как правило, агентства по организации праздников распределяются по направлениям. Ведь достаточно трудно охватить всю нишу, поэтому проще сосредоточиться на оказании услуг в конкретной сфере.

В зависимости от бюджета, конкуренции, спроса и личных предпочтений, выберите направление, в котором желаете развиваться

Очень важно сделать правильный выбор на данном этапе, ведь от этого будет завесить прибыль и сроки окупаемости бизнеса

Видео по теме Видео по теме

Услуги праздничных агентств

Организация и проведение детских праздников. Бизнес в этой сфере предполагает оказание услуг по организации детских утренников, день рождения, а также более масштабных мероприятий, таких как подготовка к открытию детского развивающегося центра. Для открытия агентства по организации детских праздников вам потребуется нанять соответствующий штат работников: аниматоры, клоуны, ведущий и т. д.

Организация вечеринок и день рождения. Привычные мероприятия уже порядком поднадоели, хочется чего-то нестандартного, интересного и запоминающегося. Поэтому многие люди и обращаются за помощью к агентствам, которые занимаются проведением веселых мероприятий.

Свадебное агентство. Свадьба – это самый долгожданный, ответственный и волнующий момент в жизни, так хочется, чтобы все прошло идеально. Поэтому практически каждая пара поручает проведение свадьбы агентству, дабы избавить себя от неожиданностей связанных с организацией данного мероприятия.

Организация корпоративов. Даже самые маленькие фирмы раз-два в год проводят корпоративы, которые требуют грамотной организации. Поэтому если вы решите работать в этом направлении, то заказы у вас будут круглый год.

Как правило, агентства четко определяют список предоставляемых услуг. Клиент всегда может воспользоваться одной или несколькими услугами на выбор.

Event мероприятия — что это?

Внедряя событийный маркетинг, нужно четко представлять, что такое event-мероприятия, какие бизнес-задачи они решают и, для кого инициируются, иначе ощутимой отдачи от процесса не получить. Эвенты — это события, организуемые для формирования положительного имиджа компании и ее продвижения на рынке.

Мероприятия проводят для:

Скачайте прямо сейчас: книга «Как бесплатно продвигать бизнес с помощью СМИ»

Партнеров. Trade events: конференции, презентации, выставки, семинары, форумы. В ходе подобных ивентов можно укрепить сеть уже наработанных деловых контактов, а также установить новые, обменяться опытом или идеями.

Клиентов. Special events: фестивали, шоу, концерты, вручение премий, презентации. Специальные ивенты создают позитивное общественное мнение, формируют имидж мощного инфлюенсера в своей нише, повышая интерес потребителей.

Сотрудников. Corporate events. Примером ивент мероприятий такого формата являются профессиональные праздники, юбилеи компании, team building и family days для сотрудников. Указанные события обеспечивают позитивную атмосферу в коллективе, улучшая показатели работы.

Благодаря правильно выстроенной event-стратегии можно:

повысить лояльность ЦА;
грамотно позиционировать компанию;
укрепить корпоративную культуру;
презентовать товар/услугу;
увеличить прибыль.

А чтобы ивент превратился в эффективный маркетинговый инструмент, он должен отвечать одному из трех критериев:

Нетривиальность. Оригинальный инфоповод устанавливает с аудиторией эмоциональный контакт и превращает в единомышленников, разделяющих ценности бренда. Креативные эвенты оставляют позитивные эмоции и желание делиться ими, что намного результативнее навязчивых призывов купить товар.

Практическая ценность. Современный потребитель стремится к постоянному развитию и вряд ли упустит возможность получить порцию действительно полезных знаний. Рассказывая интересные лайфхаки, кейсы, обучая, компания может органическим путем создать пул лояльной к бренду аудитори

Актуальность

Приурочив ивент мероприятие к празднику или резонансному событию, можно привлечь широкое общественное внимание. Главное, чтобы организованное мероприятие было уместным и своевременным

Бизнес-план агентства

В силу разнообразия event-бизнеса невозможно составить универсальный бизнес-план агентства организации праздников. При этом наблюдается единство затратных и доходных статей, на основании которых можно произвести примерные расчеты и определить срок окупаемости.

Сколько денег нужно для старта бизнеса?

«Цена входа» в ивент-бизнес относительно невысока, но ее необходимо знать, чтобы правильно оценить свои финансовые возможности. Сумму разовых расходов составляют следующие пункты сметы:

Статья расходов	Сумма, тыс. руб.
Регистрация предприятия	20
Приобретение офисного оборудования	140
Аренда помещения за первый месяц	30
Ремонт и оформление офиса	100
Рекламное продвижение компании и услуг	50
Расходные материалы	10
Итого	350

Как видно из таблицы, львиную долю начальных издержек составляют затраты на помещение, его ремонт и оснащение. По этой причине предприниматели, имеющие в распоряжении собственный офис и оргтехнику, получают фору перед конкурентами.

Какое оборудование выбрать?

Есть еще одна статья, не упомянутая в смете: реквизит. Он может быть недорогим или напротив, своей ценой перекрывать все остальные расходы. Существует выбор между арендой, лизингом или приобретением реквизита в собственность (в отдельных случаях – это животные).

Обладание главным «средством производства» часто служит побудительной причиной, по которой, собственно, и открывается event-агентство. Например, предприниматель, владеющий подходящей аппаратурой и музыкальными инструментами, в состоянии создать специализированную развлекательную фирму.

В случае, когда реквизит берется в лизинг или аренду, ежемесячные выплаты включаются в текущие расходы, а начальный взнос – в вышеприведенную таблицу стартовых затрат.

Рекомендации в отношении офисного оборудования стандартные: оно должно обеспечивать полноценное функционирование предприятия, возможность ведения бухгалтерского и налогового учета, делопроизводства.

Сколько денег нужно ежемесячно?

Составить бизнес-план праздничного агентства невозможно без учета ежемесячных расходов, в том числе, не зависящих от интенсивности работы предприятия. Типовые статьи приведены в таблице:

Статья ежемесячных расходов	Сумма, тыс. руб.
Аренда помещения	30
Реклама услуг	10
Зарплата сотрудников	60
ЖКХ	10
Расходные материалы	5
Налоги и сборы	20
Итого	135

В таблицу можно добавить гонорары привлекаемых исполнителей. Другой метод предполагает учет в доходной части только прибыли, составляющей разницу между ценой услуги и вознаграждением субподрядчиков.

Сколько можно заработать?

Прибыль ивент-компании может быть высокой, низкой и отрицательной – все зависит от рассмотренных выше внешних и внутренних факторов, влияющих на финансовый результат. Согласно статистике, сумма среднего чека развлекательной фирмы составляет 50 тыс. руб. Если компания работает уже несколько месяцев и набрала клиентскую базу, можно предположить, что она еженедельно обслуживает 1-2 мероприятия.

Приток денежных средств в этом случае составит 350-400 тыс. руб. От этой суммы нужно отнять рассчитанные выше ежемесячные расходы. Прибыль-брутто составит 215-265 тысяч рублей.